Cadangan Untuk PERMATA

Sekalung tahniah buat seluruh barisan kepimpinan AMT dan ALT yang telah pun dibentuk. Semoga pimpinan kali ini dapat melakukan yang terbaik untuk ahli. Di sini saya mempunyai beberapa cadangan kepada pimpinan PERMATA kali ini.

Perbahasan Dasar dan Hala Tuju PERMATA Dibentangkan.
Kebiasaannya ahli hanya berpeluang bersuara secara terbuka di AGM. Mereka hanya menanti saat untuk menegur dan membangkitkan muhasabah terhadap pihak persatuan pada saat itu.

Alangkah baiknya jika kita mengambil contoh perbahasan di dewan rakyat dan dewan undangan negeri. Setiap kali perancangan dan bajet kerajaan pasti dibentang dan dibahaskan oleh semua ahli parlimen.

Jika ini diadakan diperingkat persatuan ini akan memberi ruang kepada ahli untuk membahasnya agar menghasilkan kebersamaan dalam perancangan dan merapatkan jurang antara pimpinan dan ahli.

Hanya persatuan zon sahaja yang mampu melaksanakannya.

Antaranya dasar, misi, objektif dan perancangan tahunan persatuan. Pihak yang membentangkannya adalah barisan kepimpinan dan pihak yang membahaskannya secara khusus mungkin perwakilan batch disamping turut memberi ruang kepada ahli lain.

Sesi 2007/2008 menyaksikan apabila Mohammad Mohsen membentangkan dasar dan hala tuju PERMATA mendapat respon yang memberangsangkan. Antara misi yang hangat dibahaskan oleh perwakilan batch adalah target sifar Ghiab, sifar inzar dan juga permohonan sumbangan daripada ahli keluarga ahli.

Kehadiran ahli juga melebihi 60%.

Sebenarnya jika diteliti faktor kehadiran ahli mencapai 2/3 sejak dua AGM yang lalu kerana ahli sering diberi ruang untuk membahas. Mu’tah bertuah kerana ahli mempunyai 2 kali pilihan perbahasan secara terbuka iaitu pada KOMIS dan AGM.

Jika KOMIS diadakan pada pertengahan sesi pentadbiran dan AGM pada akhir alangkah baiknya liqo mahabbah diadakan pada awal sesi.

Sistem Sekretariat
Setakat ini saya melihat semua persatuan mempunyai kelemahan dari sudut jabatan kesetiausahaan. Kesan yang paling jelas sesi lepas kegagalan sebahagian besar persatuan menghantar laporan bulanan kepada MSD dan juga MPPM. Bahkan kadang-kadang ada mesyuarat ALT yang tergendala disebabkan persiapan setiausaha. Sebenarnya bebanan jabatan kesetiausahaan sangat besar. Dalam perlembagaan dinyatakan 9 tugasan mereka. Jika biro yang hanya mempunyai 2 hingga 4 tugas boleh membentuk AJK yang besar mengapa tidak bagi jabatan kesetiausahaan?

Perkara berikut sangat penting diambil perhatian:-
1. Data dan maklumat ahli masih disimpan dalam rekod yang ketinggalan zaman.
2. Perjalanan dan perancangan program persatuan tidak disusun. Sesi lepas menyaksikan banyak berlaku pertindihan program antara biro kerana masing-masing tidak mengetahui program pihak lain.
3. Jabatan kesetiausahaan juga sebagai pemantau kepada setiap unit khas yang ditubuhkan di bawah AMT.

Begitu juga dengan jabatan perbendaharaan.

Pilihanraya Majlis Perwakilan Batch
Saya merasakan sudah tiba masa pihak PERMATA memandang serius dengan perwakilan yang setiap batch selaku antara penggerak utama persatuan selepas biro. Jika pemilihan diadakan secara terbuka sudah pasti wakil-wakil yang terpilih adalah lebih baik dan cemerlang.

Peranan ketua batch sangat berkesan dari sudut kebajikan dan masalah ahli. Biro pula boleh menumpukan kepada program. Perkasakan Majlis Perwakilan Batch ( MPB ) yang diwujudkan pada sesi lepas.

Unit Perancangan dan Strategi Pesatuan.
Jika dilihat, persatuan banyak berorientasikan kepada program. Kemajuan persatuan diukur kepada program. Mungkin PERMATA sudah mempunyai ahli lembaga penasihat, namun masih lagi terhad dari segi bilangan dan juga portfolio tugas.

Sesi lepas saya mencadangkan kepada PERMATA supaya setiap program diwujudkan biro perancangan dan strategi seperti KOMIS. Biro ini membincangkan khas berkenaan dengan plan swot yang diadakan dalam sesuatu program. Alangkah baiknya diwujudkan satu unit khas dalm mengkaji dan memberi nasihat yang berbentuk perancangan kepada pimpinan PERMATA. Namun mestilah bersifat ‘nasihat’ bukannya ketetapan wajib.

Unit yang dianggotai mantan-mantan dan pelajar senior mampu memberi sumbangan kepada PERMATA berdasarkan pengalaman mereka di sesi lepas, MPPM dan BKAN. Yang paling besar adalah perancangan ekonomi. Bayangkankan PERMATA memerlukan dana sekurang-kurangnya JD 1440 untuk PUSKMA dan akaun persatuan sepatutnya perlu berada di atas diparas JD 500 setiap bulan.

Sebenarnya saya merasakan unit ini sangat sesuai sebagai alternatif kepada resolusi pelajar tahun 4 KOMIS lepas yang mencadangkan penubuhan unit tahun akhir.

Dasar Penswataan
Setakat ini hanya bahagian pesegaran sahaja yang diserahkan sebagai tander khas ataupun boleh dikatakan swasta. Kesannya, kita dapat lihat perkhidmatan yang berkualiti dihasilkan walaupun terpaksa berbelanja lebih kecuali beberapa kes.

Dulu pernah timbul isu untuk menswastakan perkhidmatan iqamah dan juga pindah barang. Bukan bermaksud ingin mengurangkan tugasan persatuan namun untuk membaiki kualiti perkhidmatan dan meringankan beban seseorang ALT.

Mungkin yang bertanya apa fungsi PERMATA?

PERMATA masih mempunyai kuasa memantau dan menyelaraskan dari sudut perlaksanaannya. Sesiapa yang menjadi ketua biro tentu merasai betapa peritnya hendak menghimpunkan pelajar mengankat barang. Betapa sukarnya tugas seorang ketua biro perhubungan menguruskan iqamah. Saya mencadangkan beberapa ‘tander’ khas. Antaranya:-
1. Penerbitan majalah bulanan selain daripada majalah BPP.
2. Gerai ataupun kegiatan ekonomi oleh pelajar.

Menyuarat Ahli Lembaga Tadbir.
Mesyuarat ALT masih ditakuk lama yang mengambil masa kadang-kadang 3 hingga 4 jam dengan keadaan ahli mesyuarat yang letih. Perbincangan menjadi hambar di saat-saat ahkir. Sesi lepas saya mencadangkan agar dibahagikan kepada 2 bahagian. Pertama mesyuarat khas membincangkan minit mesyuarat semata-mata yang lebih ke arah muhasabah bulanan. Mesyuarat kali kedua pula membincangkan laporan biro agar lebih berkualiti.

Teknik yang diperkenakan oleh Atese MSD baru-baru ini bagi saya cukup berkesan. Iaitu mengubah minit menyuarat dengan hanya membentangkan tindakan minit. Kadang-kadang membentangkan laporan biro mengambil masa yang lama. Sistem perbahasan AGM mungkin sesuai dipraktikkan dalam mesyuarat ALT yang lebih bersifat perbahasan.

Keputusan-keputusan mesyuarat ALT yang penting juga kadang-kadang perlu dihebahkan kepada ahli melalui sumber rasmi persatuan.

Berkaitan dengan ALT, saya mencadangkan perlu penilaian prestasi kerja daripada ahli. Mungkin cara servey ahli dalam majalah As-Soff yang pernah diadakan oleh BPP dahulu perlu diwujudkan kembali.

Sekian

Muhammad Shahrul Ifwat Bin Ishak
Ahli prihatin